BplusCetera juni/juli 2018

BplusC in actie

Nieuws uit het mt! Deze keer kun je o.a. meer lezen over: de wijzigingen binnen de afdelingen Lessen & Cursussen en Boekverwerking, openingstijden in de zomervakantie, de nieuwe balie in bibliotheek Nieuwstraat en de offerte 2019-2021.

Bij ieder onderwerp wordt kort toegelicht wat de ontwikkelingen en/of acties zijn, welk resultaat we hiermee beogen en wie hiervoor verantwoordelijk is.

Medewerkersbijeenkomsten

De personeelsbijeenkomsten staan gepland voor maandag 2 juli van 13.00-14.30 uur in de Nieuwstraat (Koolzaal), dinsdag 3 juli van 9.30-11.00 uur in Het Leidse Volkshuis (Theaterzaal) en maandag 9 juli van 9.00-10.30 uur in Het Leidse Volkshuis (Theaterzaal).

Laat ons weten wanneer je komt via e-mail: j.deboer@BplusC.nl. De bijeenkomsten gaan door bij minimaal 10 aanmeldingen.

Onderwerpen zijn de resultaten van het medewerkeronderzoek, de evaluatie van de transitie en de nieuwe privacywetgeving AVG.

Wie: mt
Status: Lopend

Opruimweek

Zoals jullie misschien al op AFAS hebben kunnen zien, houden we in de week van 2 tot en met 6 juli een Opruimweek.

Er zijn heel veel redenen om op te ruimen. De belangrijkste zijn: de AVG, arbo (een leeg bureau is een schoon bureau), het digitale archief dat maar blijft groeien en de enorme hoeveelheid spullen in al onze locaties (kelders e.d.). Die ruimte kunnen we veel beter benutten dan voor opslag alleen.

Gelukkig doe ik het niet alleen en pakt het projectteam bestaande uit Katja, Eveline en Cindy, het voortvarend op. We hebben op alle locaties en binnen bijna alle afdelingen al ambassadeurs gevonden die jullie gaan enthousiasmeren om lekker op te ruimen.

Het opruimen doen we gewoon onder werktijd en tussen de werkzaamheden door. Plan je agenda dus niet vol, behalve met tijdblokken om op te ruimen.
We hebben ook een mooie prijs in het vooruitzicht voor de medewerker die de beste opruimprestatie verricht. Stuur dus je voor-en-na-foto van het opruimen naar redactie@BplusC.nl. Uit de beste opruimers wordt een winnaar gekozen.

Lees meer...

Wie: Frank Baetens
Status: Lopend (2 t/m 6 juli)

Wijziging coördinatoren afdeling Lessen & Cursussen

De afgelopen maanden heeft het mt de transitie geëvalueerd. Voor de afdeling Lessen & Cursussen heeft dit geleid tot de conclusie dat de organisatie baat heeft bij het clusteren van de uren van de coördinatoren.

Met ingang van 1 augustus zal de afdeling als volgt worden ingedeeld:

  • Sectie talen en literatuur: coördinator Baerbel Nieuwenburg
  • Sectie muziek: coördinator Vivian Wesselingh
  • Sectie dans/theater/beeldend/nieuwe media/cultuurgeschiedenis: vacature

Baerbel en Vivian: van harte gefeliciteerd met jullie aanstelling!

BplusC bedankt Rijk Jansen, Aimée van Delden en Jacqueline Petit voor hun inzet. Met ingang van 1 augustus zullen zij zich bij BplusC weer volledig richten op hun rol als docent en niet meer werkzaam zijn als coördinator.

Wie: Ita de Hes
Status: Lopend

Wijziging afdeling Boekverwerking

Bij de transitie in 2016 is ervoor gekozen om alle diensten van de backoffice Bibliotheek, waaronder de afdeling Boekverwerking & Catalogus – bestaande uit twee medewerkers – onder te brengen bij de afdeling I&M.

Vanaf het begin was er twijfel of dit wel een juiste keuze was. In augustus 2018 gaat een van de medewerkers met pensioen; een goede aanleiding om de keuze te evalueren.

Dit heeft geleid tot een voorstel van de hoofden I&M en Klantenservice om de werkzaamheden per 1-8-2018 onder te brengen bij de afdeling Klantadministratie (Klantenservice). Dit voorstel is in het mt en met de coördinator KS en betrokken medewerkers besproken. Allen kunnen zich in deze aanpassing vinden.

De vacature die per augustus ontstaat, zal intern worden ingevuld. Deels door beschikbare capaciteit binnen de afdeling Klantadministratie en deels door het uitgeven van een tijdelijke vacature tot 1 januari 2019.

In het najaar zal bovendien onderzocht worden of er efficiencywinst te behalen valt als de NBD (Nederlandse Bibliotheek Dienst) boeken uitleenklaar aanlevert.

Wie: Hélène Neerhoff en Marij Schols
Status: Afgerond

Openingstijden zomervakantie

In principe zijn alle locaties, behalve de bibliotheken, gesloten in de vakantieperiode. Dat geeft de afdeling Facilitair de gelegenheid om noodzakelijk onderhoud, met zo min mogelijk overlast, uit te voeren en alles weer op orde te brengen voor de start van het nieuwe lesseizoen in september. Daarnaast gaan de facilitaire medewerkers op vakantie en is de bezetting laag.

Wil je in de vakantieperiode toch iets organiseren, stuur dan op tijd (uiterlijk 2 weken voor de aanvraag) een draaiboek naar facilitair@BplusC.nl en we gaan het zo goed mogelijk voor je regelen.

Wie: Frank Baetens
Status: Lopend (juli/augustus)

Balie Nieuwstraat

Op 29 mei heeft de architect het voorlopige ontwerp aan het projectteam gepresenteerd. De reacties waren enthousiast. De nieuwe boeken worden op een creatieve wijze getoond, waarbij 'ontmoeting', 'flexibiliteit' en 'uitdaging' goed zijn uitgepakt.

Het meubel voor de Toptitels is verder uitgewerkt en heeft een innovatieve manier van presenteren door middel van een "snackautomaat".

De balie voldoet aan bijna alle functionele eisen en kan flexibel worden ingezet. De foto hierboven geeft een indruk van hoe de balie er ongeveer uit komt te zien.

In het volgende werkoverleg van de Klantenservice wordt het definitieve ontwerp met alle medewerkers besproken.

Wie: Frank Baetens
Status: Lopend

Maandkalender BplusC

Tweewekelijks vindt het BplusC kalenderoverleg plaats. De leden van dit overleg hebben een interne – voortschrijdende – jaarkalender 2018 voor BplusC tot stand gebracht. Hierin zijn zowel de jaarlijks terugkerende evenementen en projecten opgenomen, als de incidentele evenementen en projecten die voor BplusC een belangrijke externe waarde hebben. De keuzes zijn gemaakt op grond van de missie en visie en speerpunten van het BplusC beleid.

In deze BplusCetera een overzicht van wat er in juli 2018 op het programma staat en het zomerprogramma van de Cultuurcoaches.

Wie: Linda Capel
Status: Lopend

Implementatie cloud

De overgang naar de cloudoplossing heeft woensdag 27 juni succesvol plaatsgevonden, met dank aan Hans van Rooden, Pepijn Uitterhoeve en Brigitte Koster van onze afdeling ICT en TARQ. Er zijn nog enkele losse eindjes, die de komende tijd zullen worden opgelost.

Wie: Cindy IJdo
Status: Afgerond

Afscheid Wim Belt

Wim Belt is sinds 21 juni van zijn pensioen aan het genieten. Op verzoek van Wim is in kleine kring aandacht besteed aan zijn afscheid. We wensen Wim veel geluk voor de toekomst. Er wordt op dit moment gekeken hoe de formatie die hiermee vrijkomt het effectiefst kan worden ingevuld.

Wie: Frank Baetens
Status: Afgerond

Bestuursfuncties European Music School Union en European Music Council

Willem van Moort heeft zijn functie als bestuurslid van de European Music School Union na twee zittingstermijnen neergelegd. Zondag 10 juni is Willem in Oslo herbenoemd als penningmeester in het dagelijks bestuur van de European Music Council (EMC).

De EMC is een Europees platform waarvan 73 koepelmuziekorganisaties in Europa lid zijn. Van operahuizen tot omroepen en van conservatoria tot muziekuitgeverijen.
De EMC is de belangenorganisatie die lobbyt in Brussel, maar ook inhoudelijke forums organiseert, zoals twee jaar geleden het European Forum on Music Education bij BplusC in Het Leidse Volkshuis.

Wie: Willem van Moort
Status: Afgerond/lopend

Offerte 2019-2021

In goede samenwerking met de gemeente Leiden is een duidelijk geformuleerde uitvraag met heldere KPI’s (key performance indicator, om de prestaties van een organisatie te bepalen, red.) tot stand gekomen: ‘wat’ vraagt de gemeente Leiden van BplusC.

Op basis van deze uitvraag kunnen wij in onze offerte aangeven ‘hoe’ BplusC deze opdracht zal uitvoeren, op basis van vooraf vastgestelde speerpunten. Hierover hoor je meer in de personeelsbijeenkomsten op 2, 3 en 9 juli. 

We hanteren de volgende uitgangspunten:

- Bij alle keuzes staan de speerpunten centraal
- Uitvoering van de speerpunten heeft prioriteit
- Alle speerpunten zijn even belangrijk
- Reguliere dienstverlening vloeit voort uit wet- en regelgeving of moet ondersteunend zijn aan de speerpunten
- Als er onvoldoende middelen (uren, geld of ruimte) zijn om speerpunten te realiseren, zullen er middelen worden vrijgemaakt uit de reguliere dienstverlening ten gunste van de speerpunten
- Formatie die vrijkomt (door bijv. pensionering) wordt alleen ingevuld als dit ondersteunend is aan de speerpunten.

Wie: mt
Status: lopend

Implementatie CursAd

In de afgelopen weken is CursAd gevuld met de cursusgegevens (vrijetijdsaanbod) voor het seizoen 2018-2019. Een volgende stap is het inschrijven van nieuwe cursisten en verzenden van bevestigingen. Deze werkwijze is recent in een sessie met CursAd geoefend. In de zomer zullen alle inschrijvingen handmatig worden verwerkt, omdat CursAd nog niet gekoppeld is aan de huidige website. Voorlopig blijft RegiAct in de lucht tot we alle gegevens in CursAd hebben opgenomen.

Wie: Marij Schols
Status: Lopend