Vacature Klantadviseur C

BplusC is dé organisatie voor kennis, kunst en contact in Leiden en omstreken. Naast onze vijf bibliotheeklocaties bestaat BplusC uit een muziekschool, dans- en theaterschool, volksuniversiteit, afdeling Kunst en Beeld, diverse podia en het Centrum voor Amateurkunst Leiden. We bieden binnen- en buitenschools cursussen en workshops, studieplekken en oefenruimtes, en er zijn regelmatig optredens, lezingen en debatten. BplusC is actief in Leiden, Leiderdorp, Hillegom, Lisse, Noordwijk, Oegstgeest, Teylingen, Voorschoten en Wassenaar.

BplusC is per half augustus op zoek naar een enthousiaste

Klantadviseur C

(ca. 12 uur per week gedurende 6 weken)

De afdeling

De klantadministratie is onderdeel van de afdeling klantenservice, waar onder meer ook de klantadviseurs in de bibliotheken, de klantenservice en telefonisten onder vallen. De klantadministratie zorgt voor een correcte afhandeling van alle administratieve handelingen m.b.t. het les- en cursusaanbod van BplusC, van inschrijving tot facturering. De afdeling werkt hiervoor nauw samen met de afdelingen Lessen & Cursussen, communicatie en financiën.  

Hoe zie je dag eruit?

Je start je dag met het bekijken van de e-mailbox. Hieruit verzamel je de berichten die te maken hebben met de roostering van de docenten. De afdeling is in beweging door de invoering van het computerprogramma Cursad en de bijbehorende docentenapp. Met ingang van het nieuwe cursusseizoen hanteren we samen met het docententeam een nieuw proces wat betreft roostering. Hierbij is het controleren van de gegevens en het signaleren van eventuele afwijkingen binnen de systemen van belang. Je controleert Cursad en de app aan de hand van de e-mails en hebt zo nodig (telefonisch) contact met de docenten. Je signaleert eventuele afwijkingen en probeert deze zo mogelijk direct op te lossen in overleg met je collega’s, zowel binnen het docententeam en de afdeling facilitair als met je directe collega’s. Daarnaast verwerk je nieuwe inschrijvingen en zorg je ervoor dat dit administratieve proces goed verloopt. Wanneer er in de e-mailbox vragen van klanten zijn over praktische zaken m.b.t. lessen en cursussen zorg je voor een snelle en correcte beantwoording. Je overlegt met je directe collega’s over werkzaamheden en de planning van alle taken en ontvangt graag feedback op je werk. Je bent kritisch op het proces en kijkt altijd waar dit beter kan. Hiervoor kom je met suggesties. Aan het einde van de dag kun je, samen met je collega’s, terugkijken op een drukke dag waarin je hebt gezorgd voor goede dienstverlening aan zowel cursisten en leerlingen als collega’s.

Verantwoordelijkheden/taken

  • Verzorgen van persoonlijk, telefonisch of e-mail contact met (potentiële) klanten over producten en diensten van BplusC
  • Je beantwoordt vragen en handelt klachten af
  • Je verwijst indien nodig door naar een collega of leidinggevende (blijft verantwoordelijk voor de terugkoppeling naar de klant, tenzij anders is afgesproken)
  • Adviseren van (potentiële) klanten bij de keuze van producten en diensten van BplusC
  • Je signaleert trends en ontwikkelingen en koppelt dit terug naar je leidinggevende
  • Zorgdragen voor een soepele aanmeldingsprocedure voor lessen en cursussen
  • Je verzorgt de inschrijven voor de gewenste les of cursus en administreert de

benodigde klantgegevens. Je zorgt voor terugkoppeling naar de klant

  • Controleren van werk- en lesroosters
  • Je controleert secuur werk- en lesroosters en beantwoordt vragen over deze roosters en geeft wijzigingen door aan collega’s

Voor een uitgebreide beschrijving van de taken en bevoegdheden verwijzen we naar de functiebeschrijving. Gezien de duur van de vacature wordt in overleg bepaald welke taken uit de functiebeschrijving opgepakt worden. 

Benodigd opleidingsniveau en gevraagde competenties

  • MBO werk- en denkniveau
  • Uitstekende pc-vaardigheden
  • Uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden
  • Zorgvuldig en toegewijd
  • Stressbestendig
  • Gericht op samenwerking

Wat bieden wij

  • Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd (half augustus tot begin oktober)
  • Schaal 4 cao Openbare Bibliotheken (inschaling o.b.v. jaren relevante werkervaring)

Werktijden

Bij voorkeur maandag-, woensdag-, en vrijdagochtend.

Informatie

Lisette Schouten, coördinator klantenservice, e-mail: l.schouten@BplusC.nl . Of telefonisch via onze klantenservice, tel. 0900 23 23 000.

Sollicitatie

Wanneer de functie je aanspreekt stuur dan je motivatie en cv uiterlijk 25 juli 2021 per mail naar HR@BplusC.nl o.v.v. het vacaturenummer HR/21.082.

De eerste sollicitatiegesprekken vinden plaats in de week van 26 juli.