BplusC in actie

Personeelsbijeenkomsten januari 2021

De volgende bijeenkomsten vinden plaats in januari 2021. Nadere informatie over datum en tijd volgt zo spoedig mogelijk.

Wie: Willem van Moort | Status: lopend

Vervolg BplusC-ProBiblio Klantreis

In het kader van de klantreis (waar we in oktober echt mee starten!) is er overleg geweest over hoe wij onze collectie beter onder de aandacht van de klant konden brengen (een wens vanuit de klantreis), hoe dit goed hanteerbaar door de klantenservice opgepakt kan worden en hoe we hiermee vernieuwend in de bibliotheek kunnen werken.

We gaan vanaf oktober werken met een displaykalender en presentatiemeubels op de Nieuwstraat. Als dit bevalt willen we dit ook invoeren op de andere locaties, waar mogelijk.

Displaykalender
Een displaykalender is een set posters (A3 formaat) in bibliotheekhuisstijl met wisselende thema’s voor volwassenen en jeugd (zowel romans als informatief). Uiteraard kunnen wij ook eigen posters (laten) maken met thema’s die voor ons van belang zijn, of die aansluiten op onze jaarkalender. Bij de posters hoort ook een lijst met suggesties van materialen die bij dit thema neergelegd kunnen worden. Op deze manier is het vergaren van collectie die op dit meubel geplaatst moet worden minder tijdrovend. Wat wel van belang is, is dat de meubels regelmatig aangevuld moeten worden zodat onze klanten steeds een goed gevuld presentatiemeubel zien (vergelijkbaar met bijvoorbeeld een boekhandel). De posters worden volgens een vaststaand rooster gewisseld (maandelijks), zodat de klant elke keer verrast wordt met nieuwe collectie.

Voor een afdeling communicatie kan het fijn zijn (zeker als het op alle bibliotheeklocaties toegepast wordt) omdat dit goed gebruikt kan worden voor nieuwsbrieven. We kunnen namelijk langere tijd vooruit plannen en zo communiceren met de klant waar we qua collectie die maand aandacht aan schenken. Uiteraard wordt ook aandacht geschonken aan landelijke thema’s.

Presentatiemeubels
Saskia ten Houten heeft de oude balies (3 stuks) van de Nieuwstraat laten ophalen door het kringloopwarenhuis om ze daar om te laten bouwen tot presentatie meubels. Bovenop het meubel zit een houder zodat de poster daarin geschoven kan worden. Posters blijven zo ook netjes en kunnen eventueel hergebruikt worden als dat nodig is Deze meubels worden binnenkort verwacht zodat ze ingezet kunnen worden tijdens de maand van de geschiedenis, onze eerste integrale klantreis maand.

Hierboven treffen jullie een voorbeeld aan van deze displaykalender.

Wie: Lara Bleijerveld | Status: lopend

Marketing & Communicatie naar afdeling P&P

Bij de transitie in 2016 zijn de functies van BplusC ondergebracht in een nieuwe organisatiestructuur met vijf afdelingen. De nieuwe organisatiestructuur stelt ons in staat meerwaarde te creëren door de verbindende kracht van de B en de C elkaar optimaal te laten versterken.

Tijdens de laatste heidag met het mt (29-6 jl.) hebben we de samenwerking binnen het mt en tussen de afdelingen besproken. We zijn tot de conclusie gekomen dat de nieuwe organisatiestructuur zeer waardevol is gebleken en de samenwerking de afgelopen jaren sterk heeft bevorderd. Tegelijkertijd is onze dienstverlening de afgelopen jaren veranderd en zal dat ook de komende jaren blijven doen, door de opdracht van de gemeente Leiden – tot bibliotheekvernieuwing, meer organiseren in de wijken en focus op specifieke doelgroepen. Daar komt bij dat we geconfronteerd worden met grote onzekerheden, zoals bv. de aanbesteding Cultuur, de huisvestingsproblematiek en coronamaatregelen, die veel tijd en aandacht vragen.

Deze ontwikkelingen hebben tot gevolg dat een herverdeling van verantwoordelijkheden tussen de mt leden wenselijk is, waarbij de verantwoordelijkheden zo gelijkmatig mogelijk over de mt leden worden verdeeld en we optimaal flexibel kunnen inspelen op onzekere ontwikkelingen.

Sinds de transitie zijn de verantwoordelijkheden van het hoofd I&M onevenredig gegroeid in vergelijking met de andere afdelingen (m.n. op het gebied van onderwijs – verschuiving van buitenschools naar binnenschools aanbod – en het project Cultuurcoaches). Afdeling P&P is een vrij kleine afdeling, terwijl het belang van Ontmoeting en Debat steeds verder toeneemt en ook naar de toekomst toe (denk aan de aanbesteding Cultuur) een steeds prominentere rol zal gaan spelen.

Gelet op de hiervoor geschetste ontwikkelingen en de noodzaak de verantwoordelijkheden gelijkmatig over de mt leden te verdelen is het een logische stap om de afdeling Marketing & Communicatie van afdeling I&M te verschuiven naar afdeling P&P. Door de herverdeling van verantwoordelijkheden tussen de afdelingen wijzigen we de naam van de afdeling I&M in I&O (Innovatie & Onderwijs) en P&P – Programmeren en Productie in P&P – Programmeren en PR.

Met ingang van 1 oktober a.s. zal Linda Capel de taken van Hélène Neerhoff t.a.v. de afdeling Marketing & Communicatie overnemen. Tot 1-1-21 blijft Hélène Neerhoff betrokken om voor een soepele overdracht te zorgen.

Wie: Willem van Moort | Status: lopend

Sachar Wirl - nieuwe HR adviseur

Sachar Wirl is op 1 oktober jl. bij BplusC gestart als HR adviseur. Zij volgt Ciska Mertens op. Sachar stelt zich zelf aan jullie voor.

"Beste bijna-collega’s, 

Ik ben Sachar Wirl en vanaf 1 oktober zal ik bij BplusC de functie van HR adviseur gaan vervullen. Sinds 2011 ben ik werkzaam in het HR-vak en de afgelopen jaren heb ik met veel plezier als HRM adviseur gewerkt bij JGZ Zuid-Holland West (jeugdgezondheidszorg). Ik houd van de afwisseling van werkzaamheden in mijn vak en vooral van het persoonlijke contact met collega’s. Ik hoop dus -ondanks de gekke omstandigheden- snel met veel van jullie kennis te kunnen maken. 

In 1999 ben ik in Leiden Culturele Antropologie gaan studeren en sinds die tijd heb ik in en om Leiden gewoond. Nu woon ik met mijn vriend, onze twee kinderen en onze twee katten in Leiden. Met jonge kinderen blijft er weinig vrije tijd over, maar als ik de kans heb lees ik graag een boek.  

Hartelijke groet & tot snel!"

Wie: Cindy IJdo | Status: lopend

Afscheid Jan van der Berg per 21-10-2020

Zoals jullie weten kampt Jan van den Berg al enige tijd met gezondheidsproblemen. Voor de zomervakantie hadden we de verwachting dat Jan rond deze tijd weer (grotendeels) aan het werk zou kunnen zijn. Dit is helaas niet het geval gebleken. We zijn tot de conclusie gekomen dat voortgaan op deze manier niet in het belang van BplusC, maar ook niet in het belang van het herstel van Jan is. Daarom heb ik tot mijn spijt – in goed overleg – moeten besluiten het contract van Jan per 21 oktober a.s. niet te verlengen. Tot die tijd blijft Jan betrokken bij BplusC en zal hij ons waar mogelijk ondersteunen – uiteraard voor zover zijn herstel dit toelaat. We wensen Jan een spoedig herstel en zullen jullie binnenkort informeren op welke wijze we afscheid van hem nemen. We beraden ons op een passende vervanging van de functie van hoofd L&C. Verderop in deze nieuwsbrief meer hierover. Vooralsnog blijft Willem eindverantwoordelijk voor L&C.

Wie: Willem van Moort | Status: lopend

Vervanging Jan van den Berg en oproep interne kandidaten

Mt en coördinatoren hebben zich beraden op een passende vervanging van de functie van hoofd L&C.

We hebben op dit moment te maken met bijzondere omstandigheden – corona, de voorbereiding van de aanbesteding Cultuur en in het algemeen de onzekerheden over hoe de toekomst van BplusC eruit gaat zien na afloop van deze UVOK periode 2019-2021.

Gelet op deze omstandigheden kiezen we in eerste instantie voor een interim oplossing, waarbij Willem vooralsnog eindverantwoordelijk blijft voor L&C. Hij vertegenwoordigt de afdeling L&C in het mt en houdt zich bezig met visie- en beleidszaken.

Daarnaast zoeken we op korte termijn een hands-on middenkader manager/projectleider die de dagelijkse aansturing van onze coördinatoren en afdelingssecretaresse op zich kan nemen en onze procedures kan bewaken en verder stroomlijnen. Het gaat naar verwachting om 2-3 dagen per week voor een periode van 6-12 maanden.

Het betreft uitdrukkelijk geen vaste functie, maar een interim oplossing. We gaan er vanuit dat op termijn de functie hoofd L&C weer conform het organogram en functieboek van BplusC zal worden ingevuld.

Gelet op de tijdsdruk zoeken we in eerste instantie naar een geschikte kandidaat binnen onze eigen organisatie of via ons netwerk van samenwerkingspartners in de kunst- en cultuursector in Leiden en daarbuiten.

Interne kandidaten kunnen hun belangstelling en motivatie per mail kenbaar maken aan Willem van Moort via email: w.vanmoort@bplusc.nl

Wie: Willem van Moort | Status: lopend

BplusC Strategisch HR beleid

Strategisch HR beleid is een onderdeel van het organisatiebeleid en heeft betrekking op het belangrijkste kapitaal van de organisatie: het personeel. Het begrip personeel wordt in de breedst mogelijke betekenis geïnterpreteerd en bestaat uit alle werkzame personen binnen een organisatie, ongeacht de relatie waarin zij bij de organisatie werkzaam zijn. Dit betreft dus zowel mensen in dienstverband, ZZP’ers, vrijwilligers, stagiair(e)s enz. Strategisch HR beleid bestaat uit het geheel aan maatregelen en instrumenten met betrekking tot het personeel en heeft als doel ervoor te zorgen dat het menselijk kapitaal van de organisatie optimaal kan bijdragen aan het verwezenlijken van de organisatiedoelstellingen door afstemming van de inzet, kennis en vaardigheden van de medewerkers op de doelstellingen van de organisatie. Het beschrijven van het strategisch HR beleid was een advies van de auditcommissie voor de certificering. Het stuk is tot stand gekomen met instemming van de OR.

Wie: MT | Status: afgerond

BplusC Regeling bij vragen en klachten

Voor BplusC is het belangrijk dat iedere medewerker, leerling/stagiair(e) en vrijwilliger met plezier zijn of haar werk doet en tevreden is. Aandacht voor vragen en klachten van medewerkers, vrijwilligers en leerlingen/stagiaires is dan ook belangrijk. Op de eerste plaats voor de persoon zelf maar ook voor BplusC als organisatie om van te leren en te verbeteren. Deze regeling maakt duidelijk waar je met een vraag of klacht terecht kunt, en beoogt daarmee een snelle beantwoording of behandeling mogelijk te maken.

Wie: MT | Status: afgerond

Arboned - Tips voor thuiswerken

Bijna iedereen krijgt te maken met de nieuwe - tijdelijke - realiteit van thuis werken. Arboned heeft een duidelijke folder gemaakt hoe je dit gezond, leuk en productief houdt.

Wie: MT | Status: afgerond

Projectteam 1,5 meter

Het lijkt al weer de gewoonste zaak van de wereld, maar elke week vergadert het projectteam 1,5 meter nog steeds over diverse onderwerpen die binnen onze organisatie spelen. Dat is ook logisch, want er zijn steeds meer activiteiten die opstarten, maar ook wijzigingen op bestaande protocollen moeten doorgevoerd worden. Zo beantwoordt het projectteam vragen die er spelen en is het bezig met bijvoorbeeld de inrichting van de bibliotheken om klanten veilig te kunnen helpen. Ben je op zoek naar de protocollen of andere achtergronden? Kijk dan op de oude 'iedereen'-schijf in de map Corona.

Wie: Frank Baetens | Status: lopend

Maandkalender BplusC

Elk jaar wordt een interne - voortschrijdende - jaarkalender 2020 voor BplusC tot stand gebracht. Hierin zijn zowel de jaarlijks terugkerende evenementen en projecten opgenomen, als de incidentele evenementen en projecten die voor BplusC een belangrijke externe waarde hebben. De keuzes zijn gemaakt op grond van de missie en visie en speerpunten van het BplusC beleid. In deze BplusCetera een overzicht van wat er in oktober 2020 op het programma staat.

Wie: Linda Capel | Status: afgerond

Projectteam 1,5 meter

We hebben helaas te maken met toenemende agressie en wangedrag bij bezoekers van onze bibliotheeklocaties, met name in de Nieuwstraat. De coronaregels wekken weerstand op en het dringende advies (zonder verplichting) om een mondkapje te dragen zorgt voor misverstanden en onduidelijkheid. Dit zorgt voor onrust en (een gevoel van) onveiligheid voor onze collega's, die hier dagelijks mee te maken krijgen. Om het bezoek voor iedereen veilig en prettig te laten verlopen, hebben we de nodige maatregelen getroffen. Sinds woensdag 21 oktober jl. is het dragen van een mondkapje in alle BplusC locaties verplicht en dient iedere bibliotheekbezoeker zich te registreren, ongeacht het doel van het bezoek. In de Nieuwstraat zal voorlopig een hostess bezoekers direct bij de ingang wijzen op de gedragsregels en het proces begeleiden.

Wie: Frank Baetens | Status: lopend

Poster locaties Lessen & Cursussen	Poster bibliotheeklocaties

BplusC in het nieuws

Met onze activiteiten halen we regelmatig het Leidse en regionale nieuws. Deze maand:

• Interview met Carlos Lechner in het Leidsch Dagblad van 21-09-20
• Wethouder Fleur Spijker plaatst ruiten in de Nieuwstraat. Lees hier de facebookpost
• Het BplusC Kinderorkest & Juniorenorkest, Jeugd Symfonieorkest Rijnstreek en Rapenburg Kamerorkest o.l.v. Bram Soentjens feliciteren Naturalis met de 200e verjaardag!
• Een artikel uit het Leids Nieuwsblad over de komende tentoonstelling over de Pilgrims in de Nieuwstraat
• Heerenlogement en bibliotheek: ELO vertelt - in het kader van de Open Monumentendagen - over de historie van ons pand aan de Nieuwstraat