Deze keer kun je o.a. meer lezen over de personeelsbijeenkomsten, de start van het lesseizoen 2020-2021 en de certificering 2021.

Personeelsbijeenkomsten januari 2021

Als het mogelijk is binnen de dan geldende coronaregels zullen de volgende bijeenkomsten plaatsvinden op maandag 11 januari van 9.00-10.30 uur en op donderdag 14 januari van 13.00-14.30 uur in de Theaterzaal van Het Leidse Volkshuis. De bijeenkomst zal tevens worden gestreamd. Als een live bijeenkomst niet mogelijk zal zijn, wordt de bijeenkomst alleen gestreamd.

Wie: Willem van Moort | Status: lopend

Vervolg BplusC-ProBiblio Klantreis

Eindelijk een niet-coronagerelateerd bericht. Dat is ook wel eens fijn!

Sinds een week hebben we, dankzij Saskia ten Houten (in het kader van de bibliotheekvernieuwing) een tweetal displaytafels in de Nieuwstraat staan (en de derde is onderweg). Op deze tafels kunnen we veel boeken op een makkelijke manier presenteren aan onze klanten. We maken hiervoor gebruik van een displaykalender, zodat we maandelijks nieuwe thema’s kunnen laten zien voor zowel kinderen als volwassenen.

De displaykalender bestaat uit A3-posters (liggend formaat) die hergebruikt kunnen worden. De boeken die op deze meubels gelegd worden, moeten uiteraard passen bij het thema, maar komen ook uitsluitend uit bepaalde PIM/Siso-rubrieken. Dit om te voorkomen dat jullie je een ongeluk zoeken.

Op de jeugdtafel liggen op dit moment B- en C-boeken met het PIM-logo voor historische/geschiedenisboeken. Het zijn nu alleen leesboeken, maar er kan ook informatief bij gelegd worden. Op de volwassenentafel liggen boeken die door Marijke geselecteerd zijn, ook met het thema geschiedenis.

Tafels vullen en bijhouden
We werken op deze meubels dus met de posters en met stapels boeken (max. 3 of 4); geen enkele stuks. Onze klanten willen we immers graag laten zien hoeveel leuke titels we hebben. Daarnaast is het voordeel dat als een klant een boek meeneemt er niet meteen een lege plek ontstaat. Ook kunnen we goed de covers van boeken laten zien, wat in de huidige kasten slecht kan, en we kunnen ze verrassen met boeken die ze zelf mogelijk niet snel uit de kast zouden halen. Ik wil jullie vragen om deze meubels voortaan bij te vullen. Voor deze maand is het thema bekend (zie hierboven), voor de komende maanden wordt dit tijdig gecommuniceerd.

Zorg dat je de meubels steeds bijvult, zodat klanten hiervan titels kunnen meenemen. Gebruik hiervoor ook het Kanban-bord zodat je collega’s ook op de hoogte zijn. Let er graag ook op dat je een beetje mooi uitziende/ aantrekkelijke exemplaren kiest.

En de andere locaties?
Ik zou graag deze displaykalender op alle locaties terug willen laten komen. Voor nu starten we echter in de Nieuwstraat en gaan we kijken hoe het werkt. De Nieuwstraat beschikt ook over een bij elk thema passende collectie en dat gaat niet voor alle locaties op. Dit wordt dus nog nader onderzocht en ik kom erop terug bij jullie.

Heb je vragen? Laat het me weten. Lisette kan jullie in de Nieuwstraat ook verder helpen hierbij.

Zie ook het bericht vanuit Saskia ten Houten over bibliotheekvernieuwing.

Wie: Lara Bleijerveld | Status: afgerond

Start lesseizoen 2020-2021 - Stand van zaken inschrijvingen en gebruik vouchers

De aanvang van het nieuwe seizoen is altijd spannend: is er voldoende belangstelling, komt de werkgelegenheid van (met name docenten) niet in gevaar, kunnen we voldoen aan de gemaakte afspraken met de gemeenten enz. Dit jaar is het natuurlijk extra spannend.

Heeft de lockdown, de crisis, mogelijke werkloosheid, een tweede golf etc. invloed op het aantal aanmeldingen? Helaas blijkt dit inderdaad het geval. Het aantal leerlingen is, per eind september, 25% lager dan vorig jaar en de omzet is met 28% afgenomen. Dit zijn nog voorlopige cijfers, begin november, als alle leerlingen zijn geplaatst en er weinig wisselingen meer plaatsvinden, hebben we een beter overzicht.

Over het algemeen zien we dat trouwe leerlingen blijven, maar er te weinig nieuwe inschrijvingen bijkomen. Als je al viool- of dansles hebt, dan blijf je deze lessen volgen. Je hebt het naar je zin, kent de docent, weet wat de gevolgen zijn als er weer een lockdown komt. Nieuwe leerlingen “kijken de kat uit de boom”, willen geen digitale lessen, willen zich niet financieel binden.

We zien dan ook de grootste terugloop (50%) bij de afdeling talen. Leerlingen schrijven zich ieder jaar opnieuw in voor een (korte) cursus (minder trouwe leerlingen zoals b.v. bij muziek) en alle lessen worden dit jaar online gegeven.

De financiële gevolgen zijn op dit moment nog lastig in te schatten; de omzetten zijn lager, maar (enkele) kosten ook. BplusC organiseert minder evenementen (minder kosten) en doet minder een beroep op zzp' ers (docenten).

We hebben zelf alle mogelijke maatregelen genomen om de schade te beperken en kunnen een beroep doen op de compensatieregeling van de gemeente(n).

Wie: Willem van Moort/Lara Bleijerveld | Status: lopend

Compensatie coronaschade

BplusC maakt gebruik van de 'Tijdelijke regeling Compensatiebudget Cultuur en Coronaschade' van de gemeente Leiden. Over de periode 12 maart t/m 31 mei heeft de gemeente onze coronagerelateerde schade gecompenseerd. Binnenkort dienen we een nieuwe aanvraag in voor de periode 1 juni t/m 31 augustus.

Wie: Willem van Moort/Cindy IJdo | Status: lopend

BplusC Preventiemedewerker

Met instemming van de or zijn de afspraken m.b.t. de taken van de BplusC Preventiemedewerker vastgelegd. Het mt heeft Sachar Wirl (HR-adviseur) als preventiemedewerker voorgedragen aan de or. De or heeft met de voordracht ingestemd. Een tweede voordracht aan de or van een kandidaat uit de afdeling V&F volgt zo spoedig mogelijk. De preventiemedewerker heeft een aantal wettelijke taken, maar is binnen de organisatie ook een van de aanspreekpunten voor medewerkers, waar je terechtkunt voor advies over preventie van verzuim, bijvoorbeeld d.m.v. een preventief medisch onderzoek (PMO).

BplusC Preventiemedewerker | BplusC regeling bij vragen en klachten

Wie: Cindy IJdo | Status: afgerond

Interim projectleider L&C

Mt en coördinatoren hebben zich beraden op een passende vervanging voor de functie van hoofd L&C.

We hebben op dit moment te maken met bijzondere omstandigheden: corona, de voorbereiding van de aanbesteding Cultuur en in het algemeen de onzekerheden over hoe de toekomst van BplusC eruit gaat zien na afloop van deze UVOK-periode 2019-2021.

Gelet op deze omstandigheden hebben we gekozen voor een interim-oplossing, waarbij Willem van Moort eindverantwoordelijk blijft voor L&C. Hij vertegenwoordigt de afdeling L&C in het mt en houdt zich bezig met visie- en beleidszaken.

Daarnaast hebben we Helene van ’t Hoen bereid gevonden om als interim-projectleider L&C de dagelijkse aansturing van de coördinatoren en afdelingssecretaresse L&C op zich te nemen, onze procedures te bewaken en verder te stroomlijnen. Zij is op 26 oktober gestart voor twee dagen per week (verdeeld over vier dagdelen) voor een periode van twaalf maanden. Helene stelt zich verderop in deze nieuwsbrief aan jullie voor.

Het betreft uitdrukkelijk geen vaste functie, maar een interim-oplossing. We gaan ervanuit dat op termijn de functie hoofd L&C weer conform het organogram en functieboek van BplusC zal worden ingevuld.

Certificering 2021

Eens per vier jaar wordt BplusC geaudit voor de CBCT-certificering (Certificeringsorganisatie Bibliotheekwerk, Cultuur en Taal). In 2021 is dat weer het geval. De algemene certificering staat gepland voor het tweede kwartaal 2021. Nieuw is dat ook het BplusC Taalhuis opgaat voor certificering. De Taalhuis-certificering is nieuw en BplusC is een van de eerste organisaties die hieraan deelneemt. Het betreft een aparte certificering, die staat gepland voor het eerste kwartaal 2021. Kwaliteitscertificering is een belangrijke voorwaarde om in aanmerking te komen voor subsidiëring en zal onze uitgangspositie voor de aangekondigde aanbesteding Cultuur versterken.

Wie: Cindy IJdo | Status: lopend

ICT naar afdeling V&F

Bij de transitie in 2016 zijn de functies van BplusC ondergebracht in een nieuwe organisatiestructuur met vijf afdelingen. Deze organisatiestructuur stelt ons in staat meerwaarde te creëren door de verbindende kracht van de B en de C elkaar optimaal te laten versterken.

Tijdens de laatste heidag met het mt (29-6 jl.) hebben we de samenwerking binnen het mt en tussen de afdelingen besproken. We zijn tot de conclusie gekomen dat de nieuwe organisatiestructuur zeer waardevol is gebleken en de samenwerking de afgelopen jaren sterk heeft bevorderd. Tegelijkertijd is onze dienstverlening de afgelopen jaren veranderd en dit zal ook de komende jaren zo blijven, door de opdracht van de gemeente Leiden – tot bibliotheekvernieuwing, meer organiseren in de wijken en focus op specifieke doelgroepen. Daar komt bij dat we geconfronteerd worden met grote onzekerheden, zoals bij.v de aanbesteding Cultuur, de huisvestingsproblematiek en coronamaatregelen, die veel tijd en aandacht vragen.

De vakgebieden ICT en facilitair beheer raken steeds meer met elkaar verweven. De medewerkers facilitair en ICT maken vaak deel uit van dezelfde projectteams. Ook bij de toekomstige nieuwe huisvesting is een grote rol weggelegd voor ICT bij de optimale facilitaire ondersteuning. Vandaar dat we hebben besloten afdeling ICT te verschuiven van de Staf naar afdeling V&F. De bestuurssecretaris blijft wel nauw betrokken bij organisatiebrede projecten, zoals bijv. vernieuwen/flexibiliseren van de ICT-infrastructuur. De bestuurssecretaris krijgt hierdoor meer ruimte voor bijv. de voorbereiding op de aanbesteding Cultuur, certificering ed.

Met ingang van 1 november heeft Frank Baetens de taken van Cindy IJdo t.a.v. de afdeling ICT overgenomen. Tot 1 januari 2021 blijft Cindy IJdo betrokken om voor een soepele overdracht te zorgen.

Wie: Cindy IJdo/Frank Baetens | Status: lopend

Overige wijzigingen afdeling V&F

De huisvestingsproblematiek en de uitvoering van de facilitaire dienstverlening vergen veel tijd en aandacht van zowel het hoofd als de medewerkers V&F. Om ervoor te zorgen dat beide lagen niet te ver uit elkaar komen te staan en ondersneeuwen door de hoeveelheid werk, is een tactische laag nodig om de continuïteit van de dienstverlening te blijven borgen.
Deze tactische laag vormt de linking-pin binnen de afdeling. We introduceren hiervoor de nieuwe functie van projectmedewerker binnen de afdeling V&F. Door deze aanvulling is het mogelijk om het gevraagde dienstverleningsniveau ook in de toekomst te kunnen garanderen. Doordat het aantal BplusC-locaties geleidelijk aan vermindert, kunnen we deze wijziging realiseren binnen het bestaande formatiebudget van de afdeling V&F.

Wie: Frank Baetens | lopend

Maandkalender BplusC

Elk jaar wordt een interne - voortschrijdende - jaarkalender 2020 voor BplusC tot stand gebracht. Hierin zijn zowel de jaarlijks terugkerende evenementen en projecten opgenomen, als de incidentele evenementen en projecten die voor BplusC een belangrijke externe waarde hebben. De keuzes zijn gemaakt op grond van de missie en visie en speerpunten van BplusC. In deze BplusCetera een overzicht van wat er in november 2020 op het programma staat. Alle activiteiten vooralsnog onder voorbehoud i.v.m. coronamaatregelen.

Wie: Linda Capel | Status: afgerond

BplusC in het nieuws

Met onze activiteiten halen we regelmatig het Leidse en regionale nieuws. Deze maand:

Artikel in het Leidsch Dagblad van 30 september waarin Marleen Damen bibliotheken noemt in haar Actieplan Eenzaamheid.
Interview met Willem van Moort op Sleutelstad over het mogelijk centraal gaan aanbieden van de BplusC muziekonderwijsactiviteiten. In het bericht stelt Sleutelstad dat de huidige muziekschool (Rapenburg 22) en het Muziekhuis (Middelstegracht 123) dicht gaan. Echter, als je verder leest, en zoals ook in eerdere nieuwsbrieven is gecommuniceerd, legt Willem van Moort uit dat dit nog geen vaststaand feit is, maar een mogelijke optie die word tonderzocht.
Artikel in het Leidsch Dagblad over de Pilgrimtentoonstelling in de Nieuwstraat
We zijn goed bezig in de wijken! Artikel op Unity.nu over Festival BplusC Club in Leiden Noord
Niet in het nieuws, maar wel heel mooi én rustgevend dit filmpje van onze harpleerlingen: