Deze keer kun je o.a. meer lezen over de nieuwe regeling Cultuurcoaches, de recente personeelsbijeenkomsten en de subsidie in Voorschoten en Wassenaar.

Nieuwjaarslunch 2020

De jaarlijkse nieuwjaarslunch op maandag 6 januari 2020 is druk bezocht. Naast veel collega's hebben we weer heel veel betrokken vrijwilligers mogen ontvangen en hebben we met elkaar genoten van de lunch, die dit jaar door Brownies en Downies werd verzorgd. Het nieuwjaarsgeschenk is deze keer bedacht en geregeld door de afdeling L&C. Leerlingen van Irina Radtchenko gaven een mooi optreden. De foto's zijn van Bram van den Berg van de Leidse Amateur Fotografen Vereniging.

Wie: Willem van Moort | Status: afgerond

Opkomst Personeelsbijeenkomsten januari 2020

In de Medewerkersonderzoeken van de afgelopen jaren hebben jullie aangegeven dat jullie het belangrijk vinden om met elkaar in gesprek te gaan over de koers van BplusC. Sinds 2018 organiseren we tweemaal per jaar personeelsbijeenkomsten. We bespreken onderwerpen die iedereen aangaan en plannen minimaal twee bijeenkomsten op verschillende dagen en tijdstippen om zoveel mogelijk collega's in de gelegenheid te stellen een bijeenkomst te bezoeken. Wat heel positief is, is dat de bijeenkomsten door aanwezige medewerkers en het mt als zeer prettig en zinvol worden ervaren. Dit blijkt ook wel uit het feit dat we bij de bijeenkomsten vaak dezelfde gezichten terugzien. Ik waardeer deze betrokkenheid zeer!

Toch blijft de opkomst vrij laag – gemiddeld genomen komen er 30-40 medewerkers verdeeld over meerdere bijeenkomsten – en dat is jammer. Ik zou graag zoveel mogelijk collega's op de personeelsbijeenkomsten treffen. Daarom bij deze de oproep aan jullie allen om mee te komen praten over de onderwerpen die ons allemaal aangaan op de eerstvolgende personeelsbijeenkomst. En als je toch komt, maak je collega enthousiast om met je mee te gaan!

De volgende bijeenkomsten zijn gepland op maandag 8 juni van 9.00-10.30 uur en donderdag 11 juni van 13.00-14.30 uur in de Theaterzaal van Het Leidse Volkshuis.

Wie: Willem van Moort | Status: lopend

Personeelsbijeenkomsten januari 2020

Tijdens de personeelsbijeenkomsten zijn twee onderwerpen uitgebreid aan bod geweest: de wijken en de huisvestingsproblematiek van BplusC. Belangrijke zaken, die direct van invloed zijn op de toekomst van BplusC en die ons allemaal zullen beïnvloeden. Voor wat betreft de wijken is aandacht besteed aan de resultaten van het onderzoek van Alignment House, dat in opdracht van de gemeente (net als in veel andere gemeenten in Nederland) in kaart brengt hoe een aantal vooraf vastgestelde bevolkingsgroepen – ieder met hun eigen kenmerken en behoeften – verdeeld zijn over de wijken van de stad.

De volgende stap is dat de C5 – de vijf grootste culturele instellingen in de stad – gaan kijken hoe dit zich verhoudt tot hun aanbod in de stad en vooral de plek in de stad waar dat aanbod te vinden is. De doelgroepen van BplusC bevinden zich niet in het centrum, maar vooral in de wijken. Een belangrijke reden waarom de opdracht van de gemeente is om onze focus vooral op aanbod in de wijken te richten. Dat kan in onze eigen locaties, maar zal in wijken waar geen BplusC- locatie is vooral georganiseerd moeten worden in samenwerking met partners zoals welzijnsorganisaties en onderwijs. Een belangrijke randvoorwaarde hierbij is dat we deze opdracht moeten uitvoeren binnen het huidige budget. Meer activiteiten in de wijken is kostbaar en we krijgen hiervoor geen extra subsidie. In combinatie met het gegeven dat onze doelgroepen zich niet in het centrum bevinden, maar in de wijken, betekent dit dat er een oplossing moet komen voor de huisvestingsproblematiek in het centrum.

Voor 1 maart a.s. moet BplusC een plan opleveren waarin de contouren van deze oplossing worden geschetst. Een pittige opgave, waarbij alle huidige panden in het centrum ter discussie staan en er geen "heilige huisjes" zijn. We verwachten verschillende scenario's te kunnen voorleggen, die enerzijds voldoende ruimte bieden om onze dienstverlening te kunnen uitvoeren en anderzijds betaalbaar zijn binnen het beschikbare budget.

Wie: Willem van Moort | Status: lopend

Regeling Cultuurcoaches 2020-2021

De Cultuurcoaches in de wijk zijn een initiatief van de gemeente Leiden. BplusC heeft de afgelopen acht jaar met succes cultuurcoaches ingezet. De regeling is m.i.v. 1-1-2020 voor twee jaar verlengd en uitgebreid. Cultuurcoaches stimuleren deelname aan cultuur, koppelen vraag en aanbod aan elkaar en verbinden cultuur met andere sectoren in de gemeente. Met de inzet van de cultuurcoaches stimuleren we deelname aan cultuur voor iedereen, met in het bijzonder aandacht voor groepen die belemmeringen ervaren om deel te nemen.
In de nieuwe regeling zijn er de vertrouwde Cultuurcoaches in de wijk die jeugd (4 - 13 jaar) kennis laten maken met muziek, nieuwe media, beeldende kunst, dans en theater.

Daarnaast wordt er voor (thuiswonende) ouderen een programma aangeboden in het kader van participatie en wordt er een cultuurcoach ingezet die de sectoren cultuur en zorg met elkaar gaat verbinden. De cultuurcoaches gaan zich – naast de jeugd – ook op deze doelgroepen richten. Door het bieden van aantrekkelijke programma’s maken zij kennis met de diverse cultuuruitingen en de culturele voorzieningen die Leiden te bieden heeft.

Vanwege de uitbreiding van het aandachtsgebied wordt de formatie cultuurcoaches bij BplusC tot 5,5 fte uitgebreid.

Wie: Hélène Neerhoff | Status: lopend

Verhuizing en opening bibliotheek Leiderdorp op locatie De Werf

Op 8 januari jl. is onze tijdelijke locatie De Werf in Leiderdorp feestelijk geopend. De reacties van collega's, klanten en bezoekers zijn zeer positief. Sleutelstad.nl heeft ruim aandacht besteed aan de opening met film, interviews en foto's.

Wie: Lara Bleijerveld | Status: afgerond

Subsidie gemeente Voorschoten

De gemeente Voorschoten heeft recentelijk laten weten BplusC m.i.v. 1-1-2020 geen subsidie meer te verstrekken voor de activiteiten in de gemeente. We beraden ons op een passende reactie.

Wie: Willem van Moort | Status: lopend

Subsidie gemeente Wassenaar

De gemeente Wassenaar heeft laten weten m.i.v. 1-1-2021 te gaan werken met een nieuw subsidiebeleid. Hoe dat beleid eruit zal zien en wat dit voor BplusC zal betekenen, zal niet eerder dan zomer 2020 duidelijk worden.

Wie: Willem van Moort | Status: lopend

Introductie Kanban-bord Klantenservice Nieuwstraat

In de Nieuwstraat is deze maand het werken met een Kanban-bord geïntroduceerd. Het Kanban-bord komt uit Japan (uit de Lean-methode) en is een visueel hulpmiddel voor het plannen van werkzaamheden en activiteiten.

Het komt neer op een verdeling van de taken in: werkzaamheden die gedaan moeten worden, taken waaraan gewerkt wordt en taken die afgerond zijn. Tijdens de uitleenuren zijn er altijd rustigere momenten waarop werkzaamheden in de bibliotheek opgepakt kunnen worden. Nu liggen werkzaamheden wellicht nog bij één persoon. Door de introductie van het Kanban-bord werken we er echter naartoe dat iedereen in de frontoffice deze werkzaamheden kan oppakken. Het maakt de organisatie minder kwetsbaar en zorgt voor meer afwisseling in werkzaamheden.

Daarnaast zijn er incidentele werkzaamheden, die door het team opgepakt moeten worden. Dit kunnen bijv. activiteiten zijn vanuit andere afdelingen, waarbij ondersteuning nodig is door de collega's van de Klantenservice. Een Kanban-bord kan bijdragen aan de communicatie, omdat je in een oogopslag ziet wat er allemaal speelt op een dag of in een week.

Veel organisaties hebben inmiddels ervaren dat het Kanban-bord goed werkt in grotere vestigingen waar personeel niet de hele dag werkt, maar elkaar afwisselt tijdens openingstijden en waar ook diverse activiteiten zijn. Ik verwacht dat dit voor BplusC ook heel goed zou kunnen werken.

Wie: Lara Bleijerveld | Status: lopend

Facilitair weetje: mailbox Facilitair!

De afdeling Vastgoed & Facilitair wil er graag voor zorgen dat we de diensten en middelen leveren waar de organisatie behoefte aan heeft. Dat betekent dat we ook wat afspraken moeten maken over de procedures.

Wij kunnen van alle medewerkers vragen krijgen over alle producten en diensten die we leveren. Dat betekent dat we gemiddeld 50 vragen per week krijgen via facilitair@BplusC.nl en nog eens een onbekend aantal vragen via de persoonlijke mail, mondeling en telefonisch. Door die versnippering van communicatie gaat er weleens wat fout.

Om het proces zo goed mogelijk te stroomlijnen en niet vier communicatiekanalen met vragen uit de organisatie te hoeven monitoren, is het mailadres facilitair@BplusC.nl ingericht. Deze mailbox kan door alle medewerkers van Vastgoed & Facilitair worden ingezien en de mails kunnen als taak direct aan de verantwoordelijke worden gekoppeld.

Dat heeft meerdere voordelen. Voor jou: je hoeft niet precies te weten aan wie je de vraag moet stellen. Mail de vraag naar Facilitair. Makkelijk toch?
Voor ons: het wordt veel inzichtelijker wat er allemaal gevraagd wordt aan de afdeling, bij ziekte en vakantie blijft de vraag beschikbaar en kunnen we niets vergeten.

Probeer, om onnodig heen en weer gemail te voorkomen, je vraag zo concreet te omschrijven. Dus zet in je mail: wie, wat, waar, waarom, wanneer. Zet ook een duidelijke omschrijving in het onderwerp van de mail. Bijvoorbeeld: 'vervoer, maandag 2 februari, van Volkshuis naar Nieuwstraat'.

Ook belangrijk: stel je vraag niet vandaag voor vanmiddag, maar uiterlijk twee weken van tevoren. Jij bent namelijk niet de enige met een vraag voor onze afdeling.

Volgende maand een facilitair weetje over draaiboeken!

Wie: Frank Baetens | Status: lopend

Maandkalender BplusC

In de jaarkalender 2020 staan zowel de jaarlijks terugkerende evenementen en projecten, als de incidentele evenementen en projecten die voor BplusC een belangrijke externe waarde hebben. De keuzes voor evenementen/projecten zijn gemaakt op grond van de missie, visie en speerpunten BplusC. In deze BplusCetera een overzicht van wat er in februari 2020 op het programma staat.

Wie: Linda Capel | Status: lopend